Pengertian Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. SIE juga dapat dimaknai sebagai sebuah sistem informasi yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi. Dengan penggunaan SIE dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) atau dalam bahasa Inggris disebut juga dengan Executive Information System (EIS) merupakan salah satu sistem informasi manajemen yang berfungsi untuk memudahkan pembuatan keputusan yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif senior.
Kemudian, sistem ini juga memberikan berbagai kemudahan dan akses informasi, baik dari dalam maupun luar yang masih relevan dengan tujuan atau objective sebuah perusahaan. Proses pertimbangan dapat dilaksanakan sebagai bentuk representatif dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK).
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) merupakan
salah satu jenis sistem
informasi yang digunakan untuk memudahkan dan mensupport
dalam pengambilan keputusan yang diperlukan oleh top eksekutif. SIE menyediakan
kemudahan akses terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang
relevan dengan tujuan organisasi. SIE menekankan pada tampilan visual dan
antar muka yang ramah dan mudah digunakan oleh pengguna.
SIE menawarkan laporan yang kuat dan kemampuan
menelusuri. Dimana, SIE mengintegrasikan data yang berasal
dari sumber data internal maupun eksternal, kemudian melakukan transformasi
data ke dalam bentuk rangkuman laporan yang berguna. Laporan ini biasanya
digunakan oleh manajer dan level eksekutif untuk mengakses secara cepat laporan
yang berasal dari seluruh perusahaan dan departemen, sehingga dapat diperoleh
pengetahuan yang berguna bagi pihak eksekutif. Laporan ini digunakan untuk
menemukan alternatif solusi untuk menekan permasalahan manajerial dan membuat
perencanaan keputusan untuk perusahaan.
Dulu, sistem informasi eksekutif adalah program dasar dari komputer bingkai utama. Tujuannya untuk memaket data perusahaan dan menyediakan kinerja penjualan atau statistik riset pasar ntuk pembuat keputusan, seperti direktur pemasaran, pejabat eksektif, yang tidak terlalu mengenal komputer. Tujuannya adalah untuk mengembangkan aplikasi komputer yang disorot informasi untuk memenuhi kebutuhan para eksekutif senior. Biasanya, SIE hanya menyediakan data yang mendukung tingkat keputusan eksekutif, tidak semua data perusahan.
Komponen Sistem Informasi Eksekutif
Komponen apa saja yang menjadi penyusun utama pada sistem informasi eksekutif? Terdapat empat komponen utama, diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Perangkat Keras
(Hardware)
Pada perangkat keras, terdapat empat komponen yang dibutuhkan,
yaitu perangkat input,
unit pemroses sentral, file penyimpan data, serta perangkat output.
Selain itu, hardware juga mendapat dukungan penuh dari LAN (Local
Area Network) untuk beberapa produk EIS pada jaringan workstation yang
tersedia.
2. Perangkat Lunak
(Software)
Untuk perangkat lunak sendiri juga tersusun atas empat komponen penting,
yaitu teks, database (basis
data), visual graphics, dan basis model dari SIE. Yang mana, software sangat
berperan penting dalam proses mengintegrasikan data ke dalam sebuah sistem.
3. Antarmuka Pengguna
(User Interface)
Fungsi utama dari penerapan SIE ini adalah untuk mengambil data yang
relevan untuk dapat mengambil keputusan seefektif mungkin. Sehingga, antarmuka
pengguna atau sering disebut dengan UI akan sangat berguna pada tahap development.
4. Telekomunikasi
Komponen yang terakhir adalah telekomunikasi, dimana berperan penting
untuk mengelola sistem informasi berbasis jaringan untuk membuat struktur
jaringan yang andal.
Karakteristik Sistem
Informasi Eksekutif
Setelah mempelajari beberapa hal yang berkaitan dengan komponen
penyusunnya, EIS juga mempunyai karakteristik yang unik. Berikut ini adalah
beberapa macam karakteristik dari penerapan sistem informasi eksekutif.
1. Drill Down
Karakteristik dari drill down sendiri merupakan
kumpulan poin dan pas setiap poinnya, tersedia penjelasan secara detail
mengenai deskripsi lengkapnya.
2. Faktor Pendukung
Keberhasilan
Segala bentuk informasi harus menjadi bahan pertimbangan khusus untuk
dapat mencapai visi dan misi sebuah perusahaan. Pertimbangan tersebut meliputi
strategi operasional dari perusahaan yang meliputi aspek lingkungan, industri,
dan organisasi.
3. Akses Status
Setiap informasi harus mudah untuk diakses kapan saja, serta terdapat
notifikasi khusus. Sehingga, seorang pimpinan eksekutif mampu bekerja secara
optimal, baik di dalam lingkungan internal perusahaan maupun eksternal.
4. Analisa Personal
Sebuah sistem informasi harus dapat menganalisis berbagai faktor yang
berkaitan dengan kreativitas. Pimpinan eksekutif harus dapat menentukan
prioritas kebutuhan berkaitan dengan pengelolaan basis data dan aplikasi
pemrograman yang akan dikembangkan dalam bentuk luaran berupa produk perangkat
lunak.
5. Komunikasi
Seluruh tim, baik dari divisi manajemen, operasional, dan teknis harus
dapat berkomunikasi dengan baik bersama pimpinan eksekutif. Sehingga,
lingkungan kerja akan menjadi lebih nyaman, kondusif, serta dapat meningkatkan
produktivitas kerja, khususnya bagi departemen manajemen.
6. Navigasi Informasi
Sebuah sistem informasi harus bisa mengelola dan mengakses berbagai
data, mulai dari yang berukuran kecil, hingga besar.
7. Penggunaan Variasi
Media
Untuk karakteristik yang satu ini bersifat opsional atau tambahan saja.
Tujuan utamanya adalah untuk mempermudah pengguna dalam mengakses EIS dan
memudahkan akses kontrol user dengan tampilan yang lebih
interaktif dan dinamis.
8. Laporan Pengecualian
Karakter yang terakhir mengacu pada konsep manajemen dengan standar penyimpanan. Hal tersebut diasumsikan berdasarkan faktor perbandingan (komparasi) antara target kinerja dengan kondisi nyata di lapangan. Sehingga, nantinya pimpinan eksekutif dapat menentukan pilihan performa terbaik untuk perkembangan bisnis kedepannya.
Keuntungan
dan Kerugian
Keuntungan
dari EIS
* Penggunaan yang mudah untuk
eksekutif tingkat tinggi , pengalaman luas komputer tidak diperlukan dalam
operasi
* Menyediakan pengiriman
tepat waktu dari ringkasan informasi perusahaan
* Informasi yang disediakan
lebih mudah dipahami
* SIE menyediakan
pengiriman tepat waktu informasi. Manajemen dapat membuat keputusan segera.
* Meningkatkan pelacakan
informasi
* Menawarkan efisiensi untuk
pengambil keputusan
Kerugiaan
dari EIS
*
Tergantung sistem
*
Fungsi terbatas, dengan
desain
* Informasi
yang berlebihan untuk beberapa manajer
* Sulit
untuk mengukur manfaat
* Biaya
operasional tinggi
* Sistem
dapat menjadi lambat, besar dan sulit untuk dikelola
*
Perlu proses internal yang
baik untuk pengelolaan data
*
Kurang dapat diandalkan
dan pengamanan data yang kurang
Karakeristik Teknologi Informasi untuk SIE
Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh
SIE sebagai berikut :
* Executive-friendly,
sesuai dengan keahlian mengoperasikan komputer yang dimiliki oleh kalangan
eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.
* Memungkinkan pengguna untuk
meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.
* Memiliki on-line help.
* Sesuai dengan kebutuhan eksekutif
dalam hal kecepatan.
* Graphic-oriented dan dapat
menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.
Komponen SIE
Perangkat Keras
Ketika membicarakan tentang perangkat keras komputer dalam
lingkunagn SIE, kita harus fokus pada perangkat keras yang dibutuhkan para
eksekutif. Para eksekutif harus diutamakan dan kebutuhannya harus ditentukan
sebelum perangkat keras dapat dipilih. Perangkat keras dasar yang dibutuhkan
untuk suatu SIE ada empat komponen:
* Perangkat Input.
Perangkat ini memungkinkan eksekutif untuk masuk, memverifikasi dan memperbarui
data segera.
* Unit Pemroses Sentral , penting karena akan mengontrol komponen sistem komputer lain.
* File penyimpan data.
Para eksekutif dapat menggunakan ini untuk menyimpan informasi bisnis yang
berguna, dan bagian ini juga membantu eksekutif untuk mencari sejarah informasi
bisnis dengan mudah.
* Perangkat output,
yang memberikan rekaman visual atau permanen bagi para eksekutif untuk
menyimpan atau membaca. Perangkat ini mengacu pada perangkat keluaran gambar
seperti monitor atau printer
Selain itu, dengan munculnya jaringan area lokal (LAN), beberapa
produk SIE untuk jaringan workstation menjadi tersedia. Sistem ini memerlukan
sedikit dukungan dan perangkat keras komputer yang kurang mahal. Mereka juga
meningkatkan akses informasi SIE ke lebih banyak perusahaan pengguna.
Perangkat
Lunak
Memilih perangkat lunak yang tepat sangat penting untuk EIS yang
efektif. Oleh karena itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana mereka
mengintegrasikan data ke dalam satu sistem itu penting. Suatu EIS meliputi
empat komponen perangkat lunak:
* Teks , dokumen ini biasanya
berbasis teks.
* Database, heterogen database pada
berbagai platform komputer vendor khusus dan terbuka membantu para eksekutif
dalam mengakses data baik internal maupun eksternal.
* Berbasis grafis, grafis dapat
mengubah volume teks dan statistik menjadi informasi visual untuk eksekutif.
Jenis grafis yang khas: grafis seri waktu, diagram sebar, peta, grafis gerak,
grafik urutan dan berorientasi perbandingan grafik (yaitu, grafik batang).
* Basis model-model SIE mengandung
statistik rutin dan khusus, keuangan, dan lain analisis kuantitatif.
Antarmuka Pengguna
SIE harus efisien untuk mengambil data yang relevan bagi
para pengambil keputusan, sehingga antarmuka pengguna sangat penting. Beberapa
jenis antarmuka dapat tersedia untuk struktur SIE, laporan terjadwal
pertanyaan/ jawaban, menu didorong, perintah bahasa, bahasa alam, dan
input/output.
Telekomunikasi
Desentralisasi menjadi tren saat ini di perusahaan,
telekomunikasi akan memainkan peran penting dalam sistem informasi jaringan.
Transmisi data dari satu tempat ke yang lain telah menjadi penting untuk
membangun jaringan yang handal. Selain itu, telekomunikasi dalam EIS dapat
mempercepat kebutuhan atas akses ke data terdistribusi.
Karakteristik Data untuk SIE
Berikut adalah karakteristik data yang dibutuhkan oleh SIE :
* Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada
umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data,
untuk membuat keputusan.
* Drill down. Menyediakan
mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat
rincian data yang menyusun rangkuman data.
* Integrasi data dari basis data
yang berbeda-beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line,
seperti jumlah current budget.Dalam periode
tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola
secara statis di basis data.
* Eksekutif lebih tertarik untuk
melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.
* Informasi menjadi lebih bermakna
jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, SIE harus
dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.
* Informasi yang disampaikan kepada
eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan
(critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.
Karakteristik SIE:
SIE memiliki karakteristik sebagai berikut :
*
Disesuaikan untuk pihak
eksekutif.
*
Mudah digunakan.
*
Memiliki kemampuan drill down.
*
Mendukung kebutuhan data
eksternal.
*
Dapat membantu dalam situasi yang
memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.
*
Memiliki orientasi masa depan.
Implementasi SIE
Berikut ini merupakan langkah – langkah pengimplementasian SIE,
yaitu :
* Membangun data warehouse yang
lengkap dan efisien.
* Membuat prototipe SIE, membuat
desain eksperimen dari seluruh atau sebagian sistem, untuk mengujicobakan
prosedur/prinsip, teknik atau tool tertentu.
* Membuat dokumentasi pengembangan
SIE untuk tiap tahap pengembangan.
Menggunakan dukungan otomatisasi kantor (e-mail, scheduler, dll).
